Els clubs interessats en organitzar, conjuntament amb la FCE, la Festa Catalana dels Escacs del 2014, i totes les activitats paral·leles, cal que presentin les seves propostes abans del dia 29/11/2013 a les 19,30 hores. La Federació valorarà les opcions presentades i en el termini d’una setmana decidirà si accepta alguna de les propostes,o obre un nou termini de licitació o l’organitza la pròpia Federació. Tindran prioritat les licitacions des clubs de Girona, ja que la Festa es rotativa i aquest any li tocaria organitzar-la a la Delegació de Girona.
Els actes a organitzar conjuntament amb la FCE són els següents:
- Dia 27/09/2014: Possibles reunions d’àrbitres, o organitzadors de torneigs.
- Dia 28/09/2014: Campionat de Catalunya de partides ràpides per equips. La participació aproximada d’altres anys ha estat d’uns 65-75 equips de 4 jugadors. Horari de 9,30 a 13,30. Activitats paral·leles complementàries per acompanyants (visita turística guiada).
- Dia 28/09/2014: Dinar de germanor, capacitat mínima a partir de 300 persones. Horari de 14,30 a 18 hores.
- Dia 28/09/2014: Lliurament de premis de la temporada de les proves oficials i el Circuit Català. Durant el dinar de germanor.
En les sol·licituds d’organització s’ha d’indicar:
a) LOCAL DE JOC :
- Indicar si disposa d’aire condicionat.
- Indicar si disposa de connexió a internet de banda ample (ADSL).
- Indicar tipus de local: si és un pavelló, un club, un hotel o un local municipal o privat.
- Indicar els metres quadrats disponibles per a la competició.
- Aconseguir, conjuntament amb la FCE, el material esportiu necessari per jugar amb les millors condicions possibles (rellotges i jocs).
- Fer-se càrrec de les següents despeses derivades de l’organització del torneig:
a) Pagament de les despeses derivades de la sala de joc: Lloguer, muntatge, taules, numeració de les taules, cadires, ordinadors i impressores, megafonia, material oficina (folis, tisores, bolígrafs, cel.lo, tinta impressores, xinxetes, etc.).
- Pagament del transport d’anada i tornada del material necessari per al torneig.
- Indicar altres qualitats d’interès per a la competició ( sala d’anàlisis, de premsa, etc ).
b) MATERIAL DE JOC
- Indicar la quantitat de taulers i peces de què es disposa.
- Indicar de quants rellotges digitals disposa.
c) OFERTA HOTELERA
- Indicar hotel: Nom de l’hotel, capacitat d’habitacions, Nombre d’estrelles, tipus de dinar (bufet o menú), preu, serveis addicionals de l’hotel (piscina, aire condicionat, Internet, etc.)
- Indicar una capacitat Hotelera garantida d’un mínim d’allotjament de 25 persones
- Indicar distància de l’hotel a la sala de joc / sales de reunió i tipus de transport en cas que sigui necessari.
D) RESTAURANT (FESTA CATALANA)
Una proposta de dinar de germanor per al diumenge en el restaurant o càtering amb diferents alternatives i preus de menús. El restaurant amb una capacitat mínima de 300 persones haurà de disposar de megafonia i d’espais amplis (amb bona visibilitat per a tots els assistents) per poder realitzar el lliurament de premis.
Una proposta de dinar per als participants en les possibles reunions del dissabte (entre 20 a 30 persones).
E) ALTRES
Fer-se càrrec de les despeses derivades per aconseguir i lliurar un obsequi de record als participants i acompanyants a la Festa.
Possibilitat de fer-se càrrec de l’organització del Campionat de Catalunya de partides llampec individual a celebrar el dissabte per la tarda, aportant els premis, que com a mínim han de ser l’import de les inscripcions dels participants.
Organitzar conjuntament amb la Federació activitats paral·leles per als acompanyants com ara: visita guiada, conferències, etc.
El club organitzador designarà una persona de contacte per als tràmits organitzatius, així com un delegat del club durant els dies de la competició.
F) DEMANDA O OFERTA ECONÒMICA DEL CLUB:
Prestacions en serveis (estada hotelera), en personal (proposant col·laboradors), materials o altres que l’organitzador ofereix a la Federació Catalana d’Escacs.
Es valorarà la col·laboració de l’Ajuntament de la localitat i els possibles patrocinadors tant públics com privats.
LA FEDERACIÓ ES FA CÀRREC DEL SEGÜENT:
- Tota la part tècnica del torneig: inscripcions, confecció de les circulars, informació per Internet, confecció de cartells indicatius dels equips, planilles d’anotació, etc.
- Supervisar i donar el vist i plau a les instal·lacions tant de la sala de joc i material de joc, com de l’hotel i les seves condicions (dinar, serveis, etc.).
- Nomenar un delegat federatiu que serà el nexe d’unió entre la Federació i l’entitat organitzadora.
- Resoldre els temes esportius i disciplinaris que es derivin de l’organització de la competició.
- Nomenar i gratificar els tècnics tant d’arbitratge com de retransmissió.
- Proporcionar els trofeus de la competició.
- Reserva, cobrament i pagament de tota la despesa hotelera.
- Lliurar les invitacions a les autoritats de les institucions públiques i privades que correspongui.
- Realitzar un reportatge fotogràfic.
